Una persona lascia l’azienda. Chi prende in carico il lavoro che resta?

Il computer è stato restituito. Le chiavi sono sulla scrivania. L’ultimo giorno è finito.

Poi un cliente scrive al vecchio referente. Un collega cerca il file di una commessa. Per aggiornare un portale serve un codice che arrivava sul telefono della persona uscita.

È una situazione illustrativa, non il racconto di un cliente. Serve a rendere visibile un passaggio facile da sottovalutare: una persona può aver concluso il rapporto con l’azienda mentre una parte del lavoro continua a dipendere dai suoi accessi e dalle sue abitudini.

La domanda da portare al tavolo è questa: chi prende in carico ciò che deve continuare a funzionare?

Il costo di un passaggio incompleto

In una PMI, la stessa persona può seguire ordini, fornitori e strumenti digitali. È comprensibile che molte informazioni si raccolgano intorno a lei: conosce il processo, risponde alle urgenze, sa dove cercare.

Quando cambia ruolo o lascia l’azienda, il problema emerge nei dettagli. Una pratica resta senza referente. Un documento ha un proprietario che non c’è più. Un accesso viene mantenuto perché nessuno sa quali attività potrebbero fermarsi chiudendolo.

Il lavoro viene recuperato con telefonate, tentativi e richieste ai colleghi. Questo impegno raramente compare come voce distinta nei conti, ma assorbe capacità che avrebbe potuto essere dedicata ad altro.

Pensiamo a un esempio ipotetico: quattro persone impiegano 45 minuti ciascuna per ricostruire lo stato di una pratica. Sono tre ore complessive di lavoro distribuito nel gruppo. Non dimostrano tre ore di ritardo sul calendario, né un risparmio economico ottenibile automaticamente. Descrivono un impiego di tempo che vale la pena capire.

Tre decisioni da tenere insieme

La prima riguarda gli accessi. Quali autorizzazioni devono essere revocate o modificate, in quale momento e da chi? Il principio del minimo privilegio, richiamato dal NIST Cybersecurity Framework 2.0, aiuta a porre il tema: i permessi devono essere gestiti e riesaminati in relazione alle necessità del lavoro [1].

La seconda riguarda la continuità. Chi segue i clienti, i documenti e le attività ancora aperte? Occorre individuare un nuovo responsabile operativo e verificare che possa lavorare con autorizzazioni appropriate. Condividere la password della persona uscita non offre una responsabilità chiara sulle operazioni successive.

La terza riguarda i costi. Quali licenze, dispositivi e servizi restano necessari? Una licenza disassegnata può essere riutilizzabile, ma questo non significa che la fattura si riduca subito. Bisogna verificare quantità acquistate, impegni e condizioni contrattuali.

La documentazione Microsoft 365 distingue il blocco degli accessi, la gestione dei dati e la rimozione delle licenze [2][3]. È un esempio concreto del perché una singola operazione amministrativa non esaurisca il passaggio.

Una scheda condivisa vale più di tre richieste separate

Chi segue il personale conosce la data del cambiamento. Il responsabile di funzione sa quali attività devono proseguire. Il referente IT conosce account, dispositivi e dipendenze tecniche. L’amministrazione può verificare servizi e scadenze.

Se ognuno riceve un’informazione diversa, una parte del passaggio può restare scoperta. Per una prima verifica può bastare una scheda condivisa con pochi elementi:

La scheda serve a coordinare le persone. Le operazioni sui sistemi restano affidate a chi ha competenze e autorizzazioni adeguate. Conservazione, accesso alla posta e gestione dei dati richiedono verifiche specifiche con i referenti competenti: non una regola automatica applicata a tutti.

Provare che il lavoro sia passato davvero

Una conferma generica — “abbiamo sistemato tutto” — lascia aperta una domanda: che cosa è stato verificato?

Si può scegliere un’attività reale e controllare che il nuovo referente riesca a completarla con il proprio account. Per esempio, trovare la documentazione di una richiesta, comprenderne lo stato e aggiornarla. In parallelo, il referente IT verifica gli interventi sugli accessi previsti dalla procedura.

L’obiettivo è avere due evidenze: il lavoro necessario può proseguire e le autorizzazioni riflettono la situazione aggiornata. Una soluzione urgente può richiedere un passaggio temporaneo; anche quello dovrebbe avere un responsabile e una scadenza.

Tre cose che puoi verificare questa settimana

1. L’ultimo passaggio di ruolo o uscita. Esiste una conferma delle attività trasferite e degli accessi aggiornati?
2. Un servizio importante. Ci sono account o strumenti che dipendono ancora da una persona non più coinvolta?
3. Le licenze rimaste disponibili. Sono state riconciliate con gli utenti effettivi e con le condizioni di acquisto?

Se hai già un partner IT di fiducia, questo controllo può essere un lavoro da fare insieme. Potrebbe emergere che manca soltanto un’informazione tempestiva o una responsabilità esplicita.

Come cambierebbe il prossimo passaggio se, prima dell’ultimo giorno, fosse chiaro chi deve chiudere gli accessi e chi deve continuare il lavoro?

La decisione utile è assegnare un responsabile del passaggio e provare la procedura su un caso circoscritto. Solo dopo sarà più chiaro se servono strumenti aggiuntivi.

Se vuoi confrontarti, possiamo partire da una singola attività che oggi dipende troppo da una persona.

Andi Hila · TIM BUSINESS Senior Account, con base a Pisa. Affianco imprese e manager in tutta la Toscana.